La situation
Dans le cadre d’un projet de gestion électronique des documents, un service social devait faire évoluer sa manière d’accéder aux dossiers.
Une partie des collaborateurs travaillait régulièrement sur le terrain. Pour consulter certains documents, ils devaient néanmoins revenir au bureau et accéder aux dossiers papier.
L’arrivée d’une GED ouvrait de nouvelles possibilités. Mais disposer de l’outil ne suffisait pas : encore fallait-il qu’il corresponde aux usages réels du service.

Le travail réalisé
L’accompagnement s’est concentré sur la manière dont les collaborateurs allaient réellement utiliser la solution : organisation des documents, informations permettant de les retrouver, accès depuis une tablette et prise en main du nouvel environnement.
Les exigences liées à la confidentialité des dossiers ont également été intégrées dans la réflexion sur les usages et les conditions d’accès.
L’objectif n’était donc pas seulement d’apprendre à utiliser une GED, mais de réfléchir à la manière dont elle pouvait faciliter concrètement le travail sur le terrain.

Ce que cela a permis
Les collaborateurs ont pu accéder aux documents nécessaires directement lors de leurs déplacements, réduisant fortement la nécessité de revenir au bureau uniquement pour consulter un dossier.
La formation et l’accompagnement ont permis une prise en main rapide du nouveau fonctionnement.

L’objectif n’était pas de savoir utiliser une GED. C’était de pouvoir mieux travailler grâce à elle.